Les emails, outils ou bourreaux de notre bonne humeur ?

Les emails, outils ou bourreaux de notre bonne humeur ?

29 décembre 2017 0 Par Elodie Honegger

La gestion des emails semble généralement reconnue comme une source de stress par ceux et celles qui les utilisent au bureau. Notamment à cause de l’importance du flux : on en a souvent bien plus que nous n’avons de temps pour les lire (et y répondre).

Heureusement, des gens très intelligents ont mis en place des stratégies pour que les messages électroniques redeviennent nos outils plutôt que les bourreaux de notre bonne humeur. Je vous partage ici les meilleurs conseils reçus en la matière, selon moi. Je vous propose ces solutions de la plus immédiatement applicable, à celle qui prendra un peu plus de temps.

Améliorations immédiates :

1. Planifier

Définissez un ou deux moments précis dans votre journée pour répondre aux messages électroniques. À vous de choisir la plage horaire qui vous convient, car aucune n’est parfaite ! Le matin en arrivant ? Vous risquez d’avoir des réponses dans la foulée. En fin d’après-midi, avant de partir ? Votre boîte mail clignotera peut-être demain matin quand vous arriverez au bureau. La question est surtout de savoir : qu’est-ce qui génère pour vous le moins de stress ?
Dans tous les cas, si vous recevez des notifications instantanées à l’arrivée d’un message, je vous conseille de les désactiver, ou de fermer votre client mail pendant la journée (Outlook ou autre…).

– Pourquoi c’est difficile ? Parce qu’on a tous et toutes l’impression que des messages urgents peuvent arriver à tout moment. Parce qu’on est aussi un peu addict aux notifications de messages reçus, voire juste à l’idée d’avoir peut-être reçu un message… (Un article du Pew Research center indique que 68% des propriétaires de mobile vérifient leurs mails même lorsqu’aucune notification n’est arrivée.)

– Pourquoi je me sens mieux en appliquant ce conseil ?
C’est un peu comme arrêter le sucre et les biscuits de Noël après les fêtes,… les premiers jours on a du mal, mais une fois l’habitude désinstallée, bizarrement, on est un peu moins fatigué.e, un peu moins à cran, un peu plus disponible pour apprécier notre journée.

2. Trier

Là, je vais peut-être vous mettre la tête un peu à l’envers : les mails les moins urgents sont ceux auxquels on peut répondre le plus vite. Les messages les plus urgents méritent souvent que l’on planifie le moment d’y répondre.
Pour faire le lien avec le point n°1, ma proposition est la suivante :
– avoir une période chaque jour pour répondre aux mails « faciles » qui s’avèrent souvent ne pas être urgents.
– avoir une période chaque jour pour répondre aux mails « compliqués », qui sont aussi ceux qui génèrent le plus grand sentiment d’urgence.
– Transformer tout mail qui me donne une tâche à accomplir en item de ma to-do list, et supprimer le mail en question.

– Pourquoi c’est difficile ? Parce qu’il y a souvent une différence importante entre l’urgence perçue et l’urgence réelle. Si j’ai deux sessions par jour consacrées au traitement de mes mails, il n’est pas simple d’accepter de passer la moitié de ce temps à répondre à des mails « faciles », et de remettre au lendemain quelques-uns de ceux qui me semblent urgents.

– Pourquoi je me sens mieux en appliquant ce conseil ? Parce que répondre à tous les mails « faciles » et rapides me rend de l’espace : dans ma boîte de réception et en conséquence, de l’espace mental. J’ai la sensation positive d’avoir trié, d’être moins encombré.e, et cela influence mon niveau de stress vers le moins.
Parce que traiter un mail compliqué, c’est souvent faire tout un tas d’autres choses en même temps : il ne s’agit pas seulement de rédiger une réponse. Il me faut parfois une information complémentaire, chercher un document, consulter un.e collègue… Si je passe 5 heures de ma journée à préparer mes réponses à des mails, je génère un sentiment intérieur assez désagréable. « Tu as fait quoi aujourd’hui ? Euh… j’ai répondu à des mails. » Pas très valorisant. Mais tellement fréquent.
Parce que c’est contre productif d’avoir deux todo lists séparées : une dans mon outil de gestion habituel et une autre dans ma boîte de réception. Libérons la boîte de réception pour avoir une to-do list complète qui permette une vraie planification des tâches.

3. Relativiser.

Que se passerait-il, véritablement, si aujourd’hui vous ne répondiez à aucun mail ? Probablement rien. Pas de catastrophe, pas de reproches, juste une journée passée à faire autre chose.

– Pourquoi c’est difficile ?
Parce que quand on a le nez dans le guidon, qu’on gère une urgence après l’autre, on oublie qu’une part du stress subi est auto-infligé. Il y a souvent une corrélation directe entre notre implication dans le travail et notre satisfaction au travail. Quand on se désengage, c’est là que les choses se gâtent. C’est bien pour ça qu’on ne veut pas se donner de répit….

– Pourquoi je me sens mieux en appliquant ce conseil ?
Parce que relativiser n’est pas se désengager. Quand j’arrête de répondre aux sollicitations de manière immédiate et conditionnée, je me redonne de l’espace pour penser à la manière dont je fais mon travail, et améliorer mes résultats durablement. C’est bien plus valorisant et cela permet d’avoir une vue d’ensemble sur mon travail.

Améliorations à moyen ou long terme

Ces améliorations nécessitent chacune de consacrer entre une heure et une demie-journée à une petite réorganisation.

1. Destination corbeille.

Il peut être intéressant de faire pour soi, une liste de tous les mails dont la vie doit se terminer dans une corbeille. Je vous propose ici la mienne :
– les mails que je voulais lire « un jour » mais qui traînent depuis un mois.
– les sujets qui peuvent être traités lors d’une réunion dans la semaine.
– les messages de rappel (je créée plutôt une tâche dans mon agenda).
– les mails traités (certains peuvent être archivés dans un dossier si j’ai besoin d’y revenir).
– les messages distrayants (pas besoin de garder deux semaines un gif qui a déjà fait rire tout le monde trois fois).

– Pourquoi c’est difficile ? Parce qu’on est souvent rassuré.e par le fait de garder les mails, pour pouvoir y revenir en cas de besoin. C’est un peu comme garder dans son armoire un pantalon trop grand ou trop petit « au cas où », ou encore un pull troué mais qui tient chaud.

– Pourquoi je me sens mieux en appliquant ce conseil ? Parce que le fait de porter un regard honnête sur l’utilité d’un fichier permet à la fois de me désencombrer, et de ne pas être inutilement pollueuse (30 emails dans une messagerie = une ampoule qui reste allumée toute la journée.)

2. Minimaliser

Préférer la qualité à la quantité, c’est un mode de vie. Et cela aide à désencombrer. À combien de newsletters êtes-vous abonné.e ? Combien de réseaux sociaux, sites web, services marketing vous envoient des notifications de manière régulière et souvent inutile ? Désabonnez-vous, bloquez, tranchez…

– Pourquoi c’est difficile ? Il faut prendre le temps de revenir sur toutes vos notifications « poubelle », d’identifier leur origine, de vous désinscrire ou de bloquer l’expéditeur.
– Pourquoi je me sens mieux en appliquant ce conseil ? Parce que cela me redonne envie de lire les deux ou trois newsletters que je décide de conserver dans mon flux. À force d’être polluée, je ne lisais plus rien. Mais c’est important pour moi d’avoir des moments où je me renseigne sur l’activité de mon secteur, où je note des idées, ou je prépare les améliorations du trimestre prochain.

3. Hiérarchiser

Je m’appuie ici sur un extrait de la conférence TedX de Jessica Jessica Gimeno, une femme très inspirante qui accomplit un paquet de choses tous les jours, tout en ayant, de base, un certain nombre de bâtons dans les roues.

“L’urgence, c’est être capable de comprendre ce qui est plus important, et ce qui est le plus pressé. Alors j’ai une to-do list quotidienne. Si quelque chose doit être rendu aujourd’hui, cette tâche obtient 4 étoiles. Demain, 3 étoiles. Dans la semaine, 2 étoiles. La semaine prochaine, 1 étoile.[…] Quand on dit oui à tout, on augmente notre stress. […]

C’est un système de classement qui ne convient pas à tout le monde, mais je l’ai testé en créant 4 dossiers dans ma boîte de réception.

4 étoiles – Aujourd’hui
3 étoiles – Demain
2 étoiles – Dans la semaine
1 étoile – Semaine prochaine ou +

– Pourquoi c’est difficile ? Selon l’état d’encombrement actuel de votre boîte de réception, cela peut demander plus ou moins de temps de réorganiser vos mails en attente dans ces 4 rubriques. Et surtout, cela nécessite de bien se tenir au système, pour pouvoir le faire fonctionner.

– Pourquoi je me sens mieux en appliquant ce conseil ? Parce que mes mails ne sont plus une masse insondable de choses à faire. Une fois que j’ai écoulé le contenu du dossier « Aujourd’hui », je sais que quoi qu’il arrive, je ne suis pas en retard dans mes mails. Cela veut dire qu’après avoir traité ces quelques messages, je peux me relaxer et avancer sur d’autres sujets.

4. Supprimer

Je parle ici non pas de supprimer des messages au sens « destination corbeille », mais au sens de l’extinction pure et simple d’un certain type de messages. Cette idée là est plutôt à envisager sur le long terme, et nécessite parfois du travail en amont. Recevez-vous un certain type de mails qui pourraient cesser d’exister, si vous mettiez en place un process dédié pour gérer la question ? Par exemple : demande de visuels, demande d’informations sur un planning, organisation de réunions, demande de contact… À vous de compléter la liste.

Il est possible de fluidifier votre journée de travail en identifiant ces sujets récurrents et en mettant en place une réponse adaptée qui vous sorte (ou presque) de la boucle. Par exemple : la mise en place d’une photothèque accessible à plusieurs collaborateurs, la création d’un planning commun digitalisé, utilisation d’un outil d’organisation de réunions (https://framadate.org/) à la place d’un échange de mails interminable, mise en place d’une bibliothèque de contacts, etc.

– Pourquoi c’est difficile ? Il faut à la fois identifier la demande récurrente, et prendre le temps de chercher une solution adaptée. Dans un premier temps, vous pouvez avoir l’impression de vous imposer une charge de travail supplémentaire.

– Pourquoi je me sens mieux en appliquant ce conseil ? Parce qu’en plus de me simplifier la vie, cela simplifie la vie de mes collègues qui en sont très reconnaissants. On passe d’un échange de mails impatients à une solution qui les rend autonomes pour obtenir l’information désirée. Tout le monde y gagne.

Pour finir, et de manière transversale à tous ces conseils de gestion des emails, n’oubliez pas d’écouter vos poussées d’enthousiasme. Y-a-t’il un moment dans la journée où vous êtes super motivé.e pour l’une ou l’autre de ces tâches ? Profitez-en ! On est toujours plus efficace quand l’envie est là 😉

Vous avez aimé cet article ? Partagez-le ! 😉
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •